إعداد وتقديم /  شركة لوجستيك إيجيبت للإستشارات القانونية و تأسيس الشركات وتحصيل الديون
   مبادرة " أسس شركتك " هي عبارة سلسلة مقالات تتفق مع سياسات الشركة بهدف تعزيز السوق و الإستثمار المصري , يقدمها فريق عمل لوجستيك إيجيبت من أعضائها القانونيين والمستشارين من فريقها القانوني ,  لإثراء الحياة القانونية ورفع الوعي العام في كل شأن أو أمر قانوني/إقتصادي خاص بنشاط تأسيس الشركات وكل القونين  والتشريعات الإستثمارية فضلا عن الأشكال القانونية للشركات حسب القوانين المصرية  

هناك حكم بليغة تقول "كل ما هو غير موثق غير موجود" ولعلنا نكتشف مدى صحة فى هذه الحكمة فى حياتنا فلولا الكتابات الموجودة على الجدران  لما عرف الإنسان التاريخ ، ولولا التدوين والكتب لما تعلم الإنسان، كذلك فإن الدورة المستندية للمخازن هي أمر فى غاية الاهمية بالنسبة لادارة الشركات ، فاذا تم اضافة او صرف صنف مثلا دون مستند (عدم وجود أذون صرف وأذون اضافة وكذلك عدم وجود طلب لصرف المواد أو فاتورة شراء او اذن استلام البضاعة ..... ألخ) اتسمت الشركات بالفوضى وعدم النظام ، ولأصبحت مخازن الشركات عرضة للسرقة والاختلاسات والتلف وللأهمية البالغة التي يتمتع بها المخزون باعتباره احد أهم عناصر الاصول المتداولة بالمركز المالى وركيزة نشاط الشركة تم عمل نماذج للدورة المستندية لإدارة المخازن ينبغي على أي شركة ترغب فى ادارة مخزونها بشكل سليم من اتباع هذه الدورة المستندية . 
الدورة المستندية 

لاستعراض الدورة المستندية للمخازن سوف نمر بمراحل الدورة المستندية للمخزون بدءا من استلام البضاعة وحتى عمل الجرد وهى :-
أولاً : تعريف الاصناف 

يقوم امين المخزن بأنشاء المخازن دفتر حسابات ومخازن وتحديد هل المخزن فرعى أم رئيسى ونوعة (مخزن مواد خام – قطع غيار – منتج تام ....ألخ)  وكذلك الأصناف التى يرغب بإضافتها للمخزن ، وهنا يقوم بفتح شاشة (كارت الصنف) وفيها يقوم بتعريف البرنامج بالصنف باضافة كافة خصائص الصنف (اسم الصنف عربى / انجليزى – وحدة قياس الصنف – وحدات القياس القابلة للتحويل – الأصناف البديلة – مجموعة الأصناف المرتبطة بالصنف – تاريخ صلاحية الصنف – سعر الصنف – كود الصنف – المخازن التي يتعامل عليها الصنف – الحسابات المرتبطة بالصنف في شجرة الحسابات ...... الخ) من البيانات اللازمة للنظام للتعرف على الصنف وهنا تجدر الاشارة الى ضرورة الربط بين تسجيل البيانات الياً باستخدام برنامج حسابات المخازن وبين الدورة المستندية الورقية بطباعة كارت الصنف ولصقة على الصنف نفسه ووضعه في الرفوف الخاصة به من أجل تنظيم أفضل للمخزن.  
ثانياً : استلام البضاعة المخزنية

عند قيام ادارة المشتريات بشراء بضاعة فإنها تقوم بعمل امر شراء يحتوى على الأصناف والكميات المرغوب شرائها وكذلك اسعار الاصناف ويسلم للمورد الذي يقوم بتوريد البضاعة المطلوبة منه طبقاً لامر الشراء ، فتقوم لجنة الفحص والاستلام (وهى لجنة مكونة من أمين المخزن وعضو فنى وعضو مالى) بفحص البضاعة الواردة للتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية والمالية الواردة بأمر الشراء وبعد تأكد أمين المخزن من توريد الكميات طبقاً لامر الشراء / التوريد يبدأ باستلام البضاعة المخزنية ويقوم بعمل (اذن استلام للبضاعة) وهنا يقوم اولا باضافة الرقم التسلسلي للصنف الخاص بالشركة (باركود داخلى) .
ثالثاً : صرف البضاعة المخزنية

يقوم القسم الذى يرغب فى صرف بضاعة من المخزن ( قسم الإنتاج – المشتريات – المبيعات - ... إلخ ) بعمل طلب صرف من اصناف من المخزن , فيقوم قسم المخازن بصرف البضاعة المخزنية بأذن صرف  وهنا تجدر الاشارة الى ضرورة ان يكون اذن الصرف ايضا مستندياً "ورقى" من أصل وصورتين اصل للعميل ترفق بطلب الصرف و صورة للادارة المالية (حسابات مراقبة المخزون) وصورة تظل بالدفتر للرجوع اليها وقت الحاجة  .
رابعا: رد البضاعة المخزنية 

عند رد بضاعة مخزنية فلابد اولا من تحديد هل هذه البضاعة واردة من موردين (مشتريات) ام واردة من عملاء (مبيعات) وفى الحالتين يتم عمل اذن رد بضاعة مخزنية  ويتم ذلك بشكل آلي بالمسح الضوئي لباركود الصنف، ويتم عمل اذن رد بضاعة مخزنة ورقى "مستندي" من اصل وصورتين ففى حالة مردودات المشتريات (اصل لادارة المشتريات – صورة للادارة المالية – صورة للمخازن ويمكن إعطاء المورد صورة) وفى حال مردودات المبيعات (أصل لادارة المبيعات – صورة للادارة المالية - صورة للمخزن ويمكن اعطاء العميل صورة)  
كيفية جرد المستودعات

تعتبر عملية الجرد بمثابة عملية رقابية يتم فيها مطابقة الرصيد الفعلى للمخزون مع الرصيد الدفتري وذلك من خلال حصر الأصناف الموجود فعليا بالمخزن وتهدف عملية الجرد الى تقليل حدوث السرقات والاختلاسات وكذلك حدوث الإهمال في المخزون باعتباره احد اصول الشركة وتتم عملية الجرد غالباً من خلال " لجنة الجرد " والتى تتكون من (أمين المخزن وعضو فنى وعضو مالى) ويقوم المحاسب مراقب المخزون بطباعة رصيد الأصناف بعد مراجعتها ثم يقوم بمعاونة اللجنة بحصر كافة الأصناف الموجودة بالمخزن للوقوف على حجم (العجز – الزيادة) ومعرفة أسبابها ، فإذا كان العجز أو الزيادة فى حدود النسب الطبيعية المسموح بها نتيجة طبيعة الاصناف او النشاط.